Le règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (RGPD), est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il renforce les droits des consommateurs en leur permettant de se réapproprier leurs droits sur leurs données à caractère personnel.

Le RGPD a un champ d’application très large car il s’applique dès lors qu’une donnée personnelle, comprise dans un fichier papier ou sur ordinateur, est manipulée. L’INC (Institut national de la consommation) fait le point, dans une fiche pratique, sur comment appliquer ce règlement dans les associations. Voici quelques extraits de cette fiche.

Les associations sont-elles concernées par le RGPD ?

Oui, car une association traite des données personnelles de ses salariés, ses bénévoles et ses adhérents. Le RGPD s’applique, de ce fait, aux associations.

Le RGPD s’applique aux données personnelles contenues :

  • dans des fichiers informatiques (liste des membres, dossiers de litige…),
  • dans des fichiers papier (ex. dossiers classés par ordre alphabétique…).Dès lors qu’une donnée personnelle est contenue dans un fichier (annuaire, base de données, sur ordinateur ou sur papier), le RGPD s’applique.

Les associations doivent-elle informer les adhérents du traitement de leurs données personnelles ?

Oui, l’adhérent doit être informé. Par exemple, au moment de son adhésion ou lors de la consultation du site Internet de l’association.

Les informations devant obligatoirement figurer sont :

  • les coordonnées de l’association responsable de traitement,
  • les catégories de données personnelles traitées,
  • l’origine de la collecte,
  • la base légale du traitement (ex. contrat, consentement…),
  • le caractère obligatoire ou non du traitement,
  • les finalités (ex. gérer un dossier, recevoir la newsletter…),
  • les durées de conservation.

Comment gérer l’exercice des droits des personnes ?

Les associations doivent répondre aux personnes qui souhaitent exercer leurs droits sur leurs données personnelles. En effet, elles ont un droit à l’information, d’accès, de rectification, d’effacement…

Lorsqu’une personne exerce ses droits, l’association doit lui répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. L’envoi des documents, pour l’exercice du droit d’accès, est en principe gratuit (sauf caractère répétitif des demandes).

 

Pour en savoir plus

Voir aussi : Communiquer